Die Grundlagen zur ordentlichen Aufbewahrung und Führung von Daten in elektronischer Form (GoDB bzw. GoBD) sind in der heutigen Zeit wichtiger als je zuvor geworden.
Die meisten geschäftlichen E-Mails beinhalten relevante Informationen und daher müssen diese nach den Vorgaben der GoDB archiviert werden. Nur sehr wenige Unternehmen verfügen allerdings über eine rechtskonforme Möglichkeit. Oftmals herrscht Unklarheit darüber, wie und wie lange die E-Mails aufbewahrt werden müssen. Somit ist die rechtssichere E-Mail-Archivierung oftmals schwer.
E-Mails sind heutzutage das am meisten verwendete Kommunikationsmittel in den Unternehmen in Deutschland. Daher nutzen 90 Prozent dieses Medium sehr häufig.
Was muss bei der rechtssicheren E-Mail-Archivierung beachtet werden?
Die Kommunikation per E-Mail ist zum festen Bestandteil im Unternehmensalltag geworden. Rechnungen zu Dienstleistungen und Produkten und werden ausgetauscht, Angebote eingereicht und die Aufträge werden an die Lieferdienste versandt. Was noch vor Jahren umständlich über den Postweg versendet wurde, lässt sich heute in Sekundenschnelle lösen.
Im Zuge jener Entwicklungen ist es nur logisch, dass der behördliche und gesetzliche Rahmen auf die E-Mail-Kommunikation in Unternehmen erweitert wurde. Daher ergibt sich für die rechtssichere E-Mail-Archivierung die gesetzliche Grundlage aus den Prinzipien zur ordnungsgemäßen Aufbewahrung und Führung von Unterlagen und Aufzeichnungen in elektronischer Form und zum Datenzugriff, kurz GoDB. Generell definiert die rechtssichere E-Mail-Archivierung das systematische und langfristige Speichern und Sichern von Daten in den E-Mails.
Dabei gibt es viele Irrtümer um die Pflicht zur Archivierung. Viele Unternehmen sind der Ansicht, dass nur Rechnungen revisionssicher archivierungspflichtig sind. Dies ist jedoch nach den gesetzlichen Grundlagen nicht der Fall.
E-Mail-Archivierung in Unternehmen
Aufgrund der Aufbewahrungspflicht für E-Mails in Unternehmen sammeln sich im Bereich in der Buchhaltung jedes Jahr besonders viele Belege an. Wenn das Unternehmen dann noch per Papier und manuell archivieren, besteht die, dass es dabei den Überblick verliert. So wird das Archiv im Laufe der Zeit immer größer und größer. Andererseits steigt die Zahl der digitalen Dokumente stetig an. Diese sind nach den Vorgaben der GoDB aufzubewahren und dies erfolgt im elektronischen Originaldokument und notorisch. Das beste Mittel, um die Flut an Papier einzudämmen und die Ordnung im Archiv der digitalen Dokumente zu halten, ist ein geeignetes Dokumentenmanagementsystem. Die E-Mail-Archivierung in Unternehmen wird damit vereinfacht.
Hinsichtlich des Zugriffs auf die Daten zur Ausführung der digitalen Betriebsprüfung nach § 147 Abs. 6 AO stellen die Grundlagen jetzt nicht mehr auf den Begriff der relevanten Daten, sondern auf die aufbewahrungs- und aufzeichnungspflichtigen Daten ab. Solche Daten müssen auf Forderung der Betriebsprüfung auf einem Datenträger revisionssicher zur Verfügung gestellt werden, dass die Prüfung diese mit IT-Unterstützung auswerten kann.
FAQ
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Ein zentrales und generelles E-Mail-Archivierungsgesetz gibt es in Deutschland nicht. Stattdessen ergibt sich eine rechtliche Basis zur Aufbewahrung der E-Mails aus verschiedenen Gesetzen und Vorschriften.
Die Forderungen an die Aufbewahrung der E-Mails ergeben sich aus dem geltenden der GoBD (Grundsätze für die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Aufzeichnungen, Unterlagen und Büchern in elektronischer Form und zum Datenzugriff). Solche Informationen stützen sich vor allem auf das Handelsgesetzbuch sowie die geltende Abgabenordnung. Abhängig von dem jeweiligen Unternehmen, der Branche und anderen Aspekten können außerdem spezifischere Gesetze greifen. Dazu gibt es bedeutende Gesetze und Verordnungen
Was bedeutet rechtssichere E-Mail-Archivierung?
Die Grundlagen zur ordnungsmäßigen Aufbewahrung und Führung von Unterlagenund Aufzeichnungen in elektronischer fordern vor allem, dass geschäftsrelevante Mails in ihrem Originalformat und elektronisch verwertbar archiviert werden müssen. Die GoDB lösten im Jahre 2015 die bis dahin geltenden Grundsätze zum Zugriff auf Daten und zur Prüfbarkeit der digitalen Unterlagen (GDPdU) ab.
Nicht nur die Grundlagen, sondern zugleich die Abgabenordnung und das Handelsgesetzbuch fordern eine sichere Archivierung der E-Mails. Diese GoDB-konform archivieren heißt damit nicht, diese auszudrucken oder nur die Inhalte in einem bestimmten Format zu speichern. Dazu wird eine spezielle Exchange-Server-Backup-Software gebraucht.
Dabei spielt der § 257 HGB und der § 147 der Abgabeordnung eine Rolle, wonach das Unternehmen verpflichtet ist, die Briefe in Form von E-Mails ordnungsmäßig aufzubewahren, was i n § 257 I Nr.2 HGB ebenfalls definiert ist. Das Gesetz beschreibt dabei nach § 257 Abs. 4 HGB eine 6-jährige Pflicht zur Aufbewahrung vor wobei die Frist nach § 257 Abs. 5 HGB mit dem Schluss eines Handelsjahres beginnt, in dem die Handelsbriefe versandt oder empfangen worden sind. Nach Ablauf dieser 6 Jahre können die Briefe in aller Regel vernichtet werden.
Wie lange müssen E-Mails archiviert werden?
Gemäß § 147 der geltenden Abgabenordnung sind die als Geschäfts- oder Handelsbriefe einzustufenden E-Mails somit sechs Jahre aufzubewahren. Wenn die Mails dagegen Rechnungen, Buchungsbelege, Bilanzen, Berichte der Unternehmenslage oder Jahresabschlüsse enthalten, betragen die Fristen 10 Jahre, wenn nicht in anderen Gesetzen kürzere Fristen zur Aufbewahrung zugelassen sind. Nach dem Ablauf dieser Frist müssen die Unterlagen nur dann aufbewahrt zu werden, wenn diese für die begonnene Betriebsprüfung, für eine vorläufige Festsetzung der Steuer nach § 165 AO, für bußgeld- oder steuerstrafrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes Rechtsbehelfsverfahren oder zum Nachweis von Anträgen des Unternehmens von Bedeutung sind.