Der digitale Steuerberater braucht effektive IT-Lösungen
Die Steuerberatung wird immer digitaler
Man hört allerorten, dass die Digitalisierung in Deutschland lange verschlafen wurde. Das gilt aber nicht im Bereich der Steuern. Ohne ein digitales Arbeitsumfeld kann eine moderne Kanzlei gar nicht mehr arbeiten. Es geht hier nicht nur um die Optimierung von Arbeitsabläufen, sondern auch um die Kommunikation mit den zuständigen Behörden und damit auch um die praktische Arbeit. Für die Steuerberater bedeutet dieser Umstand, dass eine eigene und hochwertige IT-Infrastruktur aufgebaut und nutzbar gemacht werden muss. Eine Herausforderung, der sich die Kanzleien stellen müssen.
Ein großes Thema ist die Cloud
Das Cloud-Computing ist das große Thema, dass die Branche auf allen Ebenen beschäftigt. Hinter diesem etwas sperrigen Begriff stecken viele Potenziale. An erster Stelle bei den Hindernissen beim Aufbau einer sicheren IT-Infrastruktur stehen immer die enormen Kosten. Home-Office ist zwar schön und gut, aber wenn man als Steuerberater den Datenschutz nach DSGVO nicht gewährleisten kann, dann hat man schnell sehr große Probleme. Denn gerade bei den sensiblen Steuerdaten verstehen weder die Mandanten, noch die Behörden einen Spaß. Wer das Home-Office nutzen möchte, der braucht flexible und anpassbare IT-Lösungen. Das Cloud-Computing bietet genau hier die passenden Produkte an. So kann man beispielsweise Dokumentenmanagementsysteme DMS von überall aus nutzen, oder aber ganze Softwares wie Wolters Kluwer ADDISON, oder die beliebten Lösungen der DATEV. Der Clou ist, dass die gesamte Hardware auf externe Server von Dienstleistern ausgelagert wird und der Steuerberater als Client darauf zugreift. Der externe Dienstleister, der den Server betreibt oder gemietet hat, übernimmt den IT-Service und damit auch die Verantwortung für die Datensicherheit. Diese Form des IT-Outsourcings ist für Kanzleien in der digitalen Welt unverzichtbar geworden.
Die Vorteile des IT-Outsourcings sind signifikant
An erster Stelle der Vorteile beim Outsourcing von IT-Infrastrukturen sind auf jeden Fall die Kosten zu nennen. Wer sich einmal selbst mit der Thematik auseinandergesetzt hat, der kennt die Probleme der Materie. Man benötigt viel Personal, Know-How und technisches Fachwissen, sowie die passende Hardware für eigene digitale Strukturen. Das ist mit enormen Kosten verbunden, die sich nicht einmal große Kanzleien dauerhaft leisten können. Die Dauerhaftigkeit ist aber eines der Probleme. Denn die Digitalisierung schreitet immer weiter voran und es gibt immer neue Entwicklungen, die in die aktuellen Arbeitsprozesse integriert werden müssen. Da ist es leicht die Software Wolters Kluwer ADDISON, oder aber die der DATEV auf dem neuesten Stand zu halten. Deutlich problematischer wird es, wenn es um die Themen der Datensicherheit oder um allgemeine Services wie regelmäßige Backups zur möglichen Datenrettung geht. Selbst kleine Veränderungen der Dokumentenmanagementsysteme DMS können viel Arbeit fordern und so wichtige Ressourcen binden. Da ist es rein aus der Sicht der Kosten viel besser, wenn man den IT-Service an einen externen Dienstleister auslagert.
Die IT-Sicherheit muss auch im Home-Office gewährleistet werden
Backups und Updates sind ein Teilbereich der wichtigen Themen im Bereich der Digitalisierung. Die mit der Wartung und der Pflege verbundenen Kosten sind für Steuerberater fast nicht zu stemmen. Ein weiterer wichtiger Faktor, der für den Einsatz externer Infrastrukturen spricht, ist die Sicherheit. Auch hier kommt man in ein Themenfeld, bei dem einzelne Kanzleien und Steuerberater in keinem Fall effektiv und auf eigene Faust arbeiten können und sollten. Alleine die rechtlichen Anforderungen an eine Datensicherung in Unternehmen, oder an die IT-Sicherheit im Home-Office sind so hoch, dass man ohne externe Hilfe als Steuerberater eigentlich fast ein Zweitstudium abschließen sollte. Der gesetzliche Datenschutz nach DSGVO soll die Mandanten, aber auch die sensiblen Daten der Mitarbeiter und der Steuerberater schützen. Ihn nicht zu beachten, ist unmöglich. Aber um ihn in eigener Regie umzusetzen, benötigt man ein Fachwissen und muss technische Anforderungen erfüllen, die enorm viel kosten. Hier Kosten zu sparen und auf die Services der Cloud zu setzen, ist fast schon unumgänglich.
Der Zwang zur Cloud hat den Markt belebt
Die Cloud hat viele Vorteile, auch wenn ihre Nutzung eigentlich verpflichtend ist. In wohl keinem Bereich ist Deutschland so digital, wie im Bereich der Finanzverwaltung. Davon profitieren die Steuerberater und die Kanzleien. Denn auf dem Markt gibt es so gut wie keine Software mehr, die nicht entsprechende Lösungen anbietet. Die Cloud steht dabei immer im Fokus und wird explizit und offensiv beworben. Die Kanzleien stehen vor der schweren Frage, welche der Lösungen sie nutzen sollen. Wichtig für die Entscheidung sind die Schnittstellen zwischen den verschiedenen Cloud-Softwares. Je vernetzter die Kanzlei agieren kann, umso effektiver kann sie auch arbeiten. So müssen beispielsweise Programme der DATEV reibungslos mit den gängigen Anwendungen für das Office kommunizieren und wichtige Daten problemlos transferieren können. Die Cloud ist dann der Ort, an dem der Zwischenstand und das Ergebnis gespeichert werden können. Wer eine Kanzlei eröffnen will, oder sich als Steuerberater selbständig machen möchte, der wird sich zwangsläufig mit der Thematik auseinandersetzen müssen. Ausführliche Informationen und ein maßgeschneidertes Angebot können Sie direkt hier bei uns erhalten.